Прикладное решение позволяет автоматизировать рабочее место администратора, сотрудников отделов бронирования номеров и конференц-залов

В основу программного продукта "1С:Отель" легла платформа "1С:Предприятие", которая была оснащена набором инструментов и функций для обеспечения работы современного отеля и гостиницы. Прикладное решение позволяет автоматизировать рабочее место администратора, сотрудников отделов бронирования номеров и конференц-залов, ответственных за номерной фонд, а также специалистов планово-экономической службы.

Программа обладает инструментарием для интеграции с такими решениями, как "1С:Бухгалтерия", системы тарификации интернет-телефонии, фронт-офис ресторана, цифровое телевидение. Кроме того, продукт оснащен интерфейсами контрольно-кассовых машин, электронных замков, платежных систем для работы с платежными картами. Встроенный модуль онлайн-бронирования позволяет получать информацию о свободных номерах и бронировать их через интернет.

Бронирование

Сотрудники, которые отвечают за бронирование, с помощью системы "1С:Отель" всегда имеют доступ к информации о свободных номерах и количестве доступных мест. Эффективными инструментами службы бронирования являются кнопки "Загрузка по дням" (количество оставшихся свободных номеров ежедневно) и "Что свободно" (количество свободных номеров на указанный период). Эти формы крайне удобны во время общения с клиентом, поскольку с их помощью можно сразу увидеть подходящие номера и их стоимость.

Для того чтобы забронировать выбранный номер на необходимый период в данной форме нужно сделать один клик. После этого создается счет, доступный для распечатки как на русском, так и на английском языке.

Для фиксирования всех изменений в содержании брони существует специальный регистр, в котором можно проследить последовательность и авторов изменений, а также восстановить регистр на любой точке.

Размещение

Поселение гостей по брони разработана для того, чтобы оформление новоприбывших занимало минимум времени. Поиск размещений осуществляется по таким параметрам, как первые буквы фамилии, номер комнаты, номер брони и другие. Система обеспечивает все необходимые операции с гостями – поселение, переселение, продление, выселение.

Если гость остается в отеле дольше ожидаемого на несколько часов или полсуток, прикладное решение самостоятельно рассчитает стоимость его задержки согласно указанному администратором времени выезда.

Удобное отображение параметров номеров помогает оперативно подбирать свободные места для гостей. Выбор можно делать по статусу номера, времени его освобождения (с учетом всего зарезервированного периода), свойствам номера и по тому, кто его занимает.

Взаиморасчеты

Программа "1С:Отель" обеспечивает два направления взаиморасчетов:
1) с гостями (физлица), наличный и безналичный расчет;
2) с контрагентами (юрлица).

Все виды услуг, оказываемые в отеле, начисляются на лицевой счет гостя, который открывается при его поселении. С лицевым счетом осуществляются такие операции, как автоматическое начисление услуг, сторнирование (для ограниченного круга пользователей), перенос начислений с одного счета на другой (выделение определенного списка услуг для начисления), перенесение депозита, оплата наличными или банковской картой, оформление возврата по любой из доступных схем.

В программе реализована возможность распечатать счет гостей на русском и английском языке. Другие языки можно добавить по индивидуальному заказу.

Служба номерного фонда

Данный модуль предоставляет инструменты для планирования и контроля работы горничных и отслеживать статусы номеров в зависимости от степени их чистоты.

Программа позволяет устанавливать статус через АТС: убрав в номере, горничная набирает определенный номер на телефоне, и система автоматически меняет статус с "грязный" на "чистый". Если у горничной есть свой персональный телефонный код, можно отслеживать статистику по эффективности сотрудников.

"1С:Отель" дает возможность осуществлять планирование работ с использованием графика работы горничных.

Отчеты

Пользователи системы всех уровней обеспечены отчетами – персонал оперативными, а руководящий состав – аналитическими итоговыми отчетами. Благодаря настраиваемости отчетов для каждого пользователя или группы пользователей программа позволяет подготовить определенный набор отчетов.

Электронные замки

Модуль, который позволяет подключаться к электронным замкам, включен в программу бесплатно. Система электронных замков помогает ускорить процедуру поселения новых гостей и контролировать персонал. Карточка замка может быть использована также для расчетов по карте, но для этого на ней должна поддерживаться запись дополнительной информации в память или на вторую или первую дорожку.

Бухгалтерия

Комплект поставки программы содержит модуль, который обеспечивает интеграцию "1С:Отель" и "1С:Бухгалтерия предприятия". Бухгалтер не должен обладать какими-либо специальными навыками для работы с модулем. Достаточно кликнуть по одной кнопке, чтобы система запустила автоматический процесс синхронизации справочников "Номенклатура" и "Контрагенты". При этом в бухгалтерию попадает документация по реализации товаров и услуг.

Бухгалтер самостоятельно может настроить условия для формирования актов об оказании услуг.

Для того, чтобы в "1С:Отель" создать нового контрагента может оказаться достаточно заполнить поле ИНН и запросить данные из бухгалтерии. И если в "1С:Бухгалтерия" существует контрагент с идентичным ИНН, все данные о нем будут импортированы в систему.

Гости отеля имеют право просить счет-фактуру оказанных услуг на ресепшн. Счет-фактуры предоставляет только бухгалтерия, которая не работает в выходные, а также в ночное время. Но в программе "1С:Отель" данная проблема решена благодаря интеграции с "1С:Бухгалтерия". В ходе формирования счета-фактуры происходит подключение к базе бухгалтерии и присвоит новому документу порядковый номер, с которым он и будет распечатан.