1С:Управление небольшой фирмой 8 - программный продукт, разработанный специально для малого бизнеса

1С:Управление небольшой фирмой 8 - программный продукт, разработанный специально для малого бизнеса, который базируется на платформе "1С:Предприятие 8". 1С:УНФ обеспечивает широкий автоматизм выполнения повседневных задач планирования бизнес действий малых предприятий. Позволяет вести управленческий, а также оперативный учет. Является удобным инструментом для того, что анализировать, контролировать и планировать производство. Таким образом он обеспечивает возможность роста эффективности бизнеса.

Основными функциональными блоками системы являются:

• создание и поддержка клиентской базы предприятия;
• оптовая торговая деятельность, и предоставление услуг, а также выполнение работ;
• розничные продажи;
• ценообразование;
• складской учет и планирование закупок;
• управление производственной деятельностью;
• формирование отчетности для государственных органов;
• финансы;
• заработная плата и персонал;
• анализ бизнеса.

В системе создается клиентская база. Она складывается из массива карточек отдельного клиента.

Каждая из них содержит историю взаимоотношений с клиентом.

С её помощью появляется эффективная возможность планировать рациональный алгоритм коммуникации с партнером (планировать звонки клиенту, отправки ему писем, назначать время встреч, выставлять счета, выписывать и распечатывать документы для клиентов).
Карточка позволяет просматривать всю входящую и исходящую информацию клиента, включая файлы к письму, различные картинки. Особый интерес представляет механизм анализа эффективности деятельности каждого клиента. Такая цель достигается путем сегментирования массива карточек по различным признакам (суммы сделок с ним, размер компании и т.п.).

Информация массива позволяет управлять продажами. Механизм такого управления: обеспечение доступа каждого менеджера к базе карточек; формирование виджет о состоянии расчетов с клиентом (по признакам отгрузки и оплаты); формирование текущих оперативных заданий по продажам отдельному менеджеру. Такой подход позволяет сравнивать отчеты отдельных менеджеров по их объемам выручки, задолженности, по состоянию выполнения заказов, по динамикам продаж. Такое сравнение формируется в виде диаграмм, где сравниваемые критерии сопоставляются по признаку «план» либо «план-факт».

Торговая деятельность
Организация торговли осуществляется на основе ведения клиентской базы и базы договоров. Система предоставляет возможности организовать различные способы продажи – либо со склада, либо под заказ, или же в кредит или по предоплате. Продажа может осуществляться либо собственного товара, или по комиссии. Может быть и розничная торговля, и при этом выписываются чеки. Каждая операция продажи завершается формированием и выдачей документов первичного учета – накладных, счетов, заказ-нарядов, актов выполненных работ, заказ-нарядов.
По каждому покупателю ведется учет состояния дебиторской задолженности. Система позволяет планировать продажи с детализацией по конкретному товару, индивидуально по отдельному клиенту и обособленно по каждому заказу.
Основной организации оптовой продажи является следующий алгоритм: регистрация клиента, выявление его потребностей, исполнение заказов. Алгоритм розничной продажи в системе таковой, что ее удобнее всего автоматизировать в магазинах продуктов питания, одежды, продажи обуви и спорттоваров. Приемлемы и бутики, магазины бытовой техники, и любые другие небольшие розничных точки розничной продажи. Там же система предполагает осуществление комиссионной торговли, по результатам которой комитенту передается отчет о суммарных продажах за истекший период.

Разработка планов продаж осуществляется на всех уровнях руководства деятельностью фирмы – для предприятия в целом, для отдельного подразделения, по отдельным менеджерам продаж, по обособленным важнейшим номенклатурным группам и по товарным позициям.

Основой планирования являются натуральные и стоимостные показатели продаж, которые корректируются по результатам предыдущих периодов.
Специальный в системе раздел «Анализ выполнен плана продаж» дает представление о реализации, измеренной в натуральных и стоимостных показателях. Такое обобщение выполняется в разрезе отдельного менеджера, торговой номенклатуры и группы товаров, а также под ракурсом отдельного покупателя. Аналитический материал выдается в виде таблиц и диаграмм. При выявлении невыполнения плана система может выдать причину его. При формировании отчетов о выполнении планов можно сформировать и прогноз выполнения его в целом.

Раздел «Розничные продажи» состоит из следующих элементов: рабочее место кассира; процедура открытия рабочей смены и закрытия ее; оформление продажи и печать чеков ККМ; оформление возврата от покупателя. Рабочее место кассира отличается простотой и интуитивной однозначностью. Товары в кассовый аппарат можно добавлять либо построчно, или же подбором, а можно и поиском. При необходимости достаточно просканировать штрих код, но можно ввести его вручную с клавиатуры. Расчет предусматривается либо наличными средствами, или кредитными картами, а также можно пользоваться системой лояльности, через дисконтные карты.

Цены в управлении малым бизнесом
Задачи, которые в данной системе носят название «Ценообразование», включает в себя создание и применение прайс-листов, механизм формирования цен продажи, анализ примененных цен, и, наконец, функционирование системы лояльности.
Прайс-листы настраиваются по избираемым пользователем наиболее приемлемым для него параметрам. Можно пользоваться и системой лояльности, через дисконтные карты. По внешнему виду ими может быть или полотно, либо две колонки, или слайд (видеоролик). В зависимости от иерархии такими товарными критериями могут быть: категории; номенклатура; ценовая группа. Можно формировать прайс-лист и по признаку количества товаров в продаже.

Система позволяет пользователю вручную ввести в прайс-лист множество параметров, которые могут привести дизайн прайс-листа в соответствие к продаваемому товару (услуге, работе). Это могут быть и логотип, и формирование шапки компании, и ее реквизиты для контактов. Все настройки хранятся в специальном справочнике. В нем же хранятся ранее разработанные прайс-листы, и потому их в сжатые сроки можно передать клиенту.
Для оперативного ценообразования можно использовать специальную функцию «Помощник формирования продажных цен». Она позволяет одновременно разрабатывать несколько видов цен (прайс-листов). В ее основе – формулы вычисления цен с использованием нескольких параметров или условий (скажем, прирост к цене процентной набавки к цене, либо перерасчет цен по текущему валютному курсу).
Анализ цен основан на формировании нескольких отчетов, в каждом из которых формируется стоимость реализуемой продукции в ценах различного периода.Ими являются: период поступления; период последней реализации. Отдельно выдается график изменения различных видов цен.

Управление снабжением и закупками
Система может вести учет запасов на нескольких складах (в отдельных местах хранения и размещения запасов), а также в незавершенном производстве. Применяется раздельный учет запасов по источникам их возникновения: собственных; принятых на ответственное хранение; принятых на переработку. В результате учета формируются документы об остатках товаров на местах, где они находятся. Операции движения товаров сопровождаются оформлением и выдачей необходимых соответствующих документов. Ими являются - накладная на перемещение запасов, приходная накладная, расходная накладная и т.д.

Потребность в создании запасов формируется автоматически.

Исходной базой является выполнение производственных заказов и принятие заявок от клиентов. Учитываются также и дополнительные ресурсы, связанные с приобретением и возникающими при транспортировках, разгрузках, операциях хранения. Эффективность управления, анализ состояния закупок и контроль за ними осуществляется на основании сводных отчетов движении товаров и запасов. Отчеты детализируются и в разрезе номенклатуры исходного сырья, и в разрезе номенклатуры выпускаемой продукции.

Учет производственной деятельности
На его основе появляется возможность разрабатывать и контролировать план производства, рассчитывать плановую себестоимость продукции (включая полуфабрикаты). Разработка производственного плана начинается с разработки норм расхода сырья для производства конкретного наименования продукции. Нормы составляются на основании составления Справочника «Спецификация» в котором отражаются нормы расхода материалов (сырья) на каждой технологической операции.

Его существование позволяет планировать и вести учет фактического выполнения продукции в позаказном и серийном производствах.

На основании планов выполнения отдельного заказа составляется сводный план-график производства.

Элементом управления производством является составление сдельных нарядов, которые позволяют эффективно управлять производственным персоналом.

Разработка и исполнение всех выше названных планов позволяет автоматически рассчитывать себестоимость производства продукции. В ней учитывается стоимость всех исходных продуктов, затраты на заработную плату персонала, и косвенные расходы.

Финансовый учет
Он ведется путем того, что для предприятия разрабатываются документы плановой и фактической отчетности о доходах, расходах, прибылях и убытках. Руководство предприятия имеет возможность получить представление об изменениях баланса поступивших затраченных денежных средствах. Именно эта информация дает возможность оценить результативность работы фирмы. Для оценки доходов и расходов применяется метод начисления (возникновение их фиксируется по факту отгрузки товара (услуг). По желанию может быть использован кассовый метод (первым событием в котором является, как известно, возникновение факта движения денег.
Использование всех указанных данных позволяет осуществлять планирование (бюджетирование). Оно нацелено на выработку финансовых целей аналитического (оценочного) и практического характера. Примером последнего может быть составление календарного плана платежей. Такие бюджеты разрабатываются как плановые, отчетные и прогнозные.

Особое внимание уделяется контролю за взаиморасчетами. Состояние их анализируется на уровне предприятия в целом, а также на более низких уровнях - отдельного контрагента, обособленно каждого контракта, исполнителя работ. Это позволяет управлять дебиторской и кредиторской задолженностями. Готовятся аналитические данные по срокам и объемам задолженности.

Управление зарплатой и персоналом
Оно ориентировано в первую очередь на создание производственной мотивации персонала. Система позволяет автоматически рассчитывать долю заработной платы, зависящую от личного вклада работника (например, зависимость размера заработной платы менеджера от личного его объема продаж.

Элементом обеспечения мотивации деятельности предприятия является подготовка для первого руководства предприятием особых отчетов мониторинга. В них сведена информация о важнейших участках производства по важнейшим их показателям работы. Такие контрольные наблюдения позволяют своевременно выявить отрицательную динамику, а также обнаружить положительные тенденции в производстве.