Эти системные действия получили название "бизнес-процессы", и работа над их усовершенствованием станет темой данной статьи.
Бизнес-процессы преследуют определенные цели, включают ряд действий и ориентированы на достижение прогнозируемого результата. Оптимизация бизнес-процессов требует индивидуального подхода к каждому предприятию, поскольку они тесно связаны со спецификой бизнеса, масштабов организации, топ-менеджмента.
Чтобы достичь результатов в бизнесе, необходимо разработать стратегию маркетинга и грамотно соотнести ее с методикой реализации на практике. Но нередко можно столкнуться с тем, что выполнены все условия для достижения нужных показателей, а результата нет. В этом случае стоит обратить внимание на функционирование нижних уровней управления.
Необходимость в оптимизации бизнес-процессов на определенном этапе развития организации становится очевидной, даже если ранее о ней речи не шло. Однако если штат сотрудников компании расширяется, появляются новые подразделения (в особенности – если они географически удалены друг от друга) и уровни управления, а единой информационной системы нет – значит, настало время принимать меры по улучшению бизнес-процессов.
Если оперативно не отреагировать на процессы развития организации, в определенный момент можно столкнуться с тем, что принятие и выполнение решений осуществляется слишком медленно, обнаружатся неконтролируемые аспекты; отсутствие регламентированных прав и обязанностей может вызвать напряжение у персонала; чрезмерная бюрократия приведет к большим потерям времени и ресурсов даже для решения простейших операций.
Как только начнут проявляться подобные проблемы, необходимо предпринимать меры. В идеале – начинать работу по оптимизации бизнес-процессов нужно еще до возникновения проблем. За любыми значительными изменениями в управлении или структуре предприятия должны следовать действия по "подгонке" бизнес-процессов под новые условия работы.
Моделирование бизнес-процессовТрадиционно схема построения включает описание ситуации, какой она есть на текущий момент (англ. "as is") и дальнейшее доведение до оптимального состояния (англ. "to be"). Многим руководителям предприятий первая часть кажется лишней, они видят в ней лишь желание исполнителей больше заработать. Однако вопреки этому мнению, описание состояния бизнес процессов перед оптимизацией позволяет выявить существующие проблемы и осуществить начальную оптимизацию бизнес-процессов.
ОптимизацияКритериями для оптимизации бизнес-процессов, как правило, становятся стоимость, длительность операций. Для каждого такого критерия необходим индивидуальный подход. Например, для магазина важны бизнес-процессы, связанные с работой с покупателями. При этом актуален выбор между критериями цены и качества: для магазина эконом-класса приоритетным критерием станет цена, а для дорогого бутика – качество. Соответственно, критерий оптимизации дает возможность определить стратегию, которая теперь влиять и на систему управления.
ВнедрениеИнформационные системы на базе платформы "1С:Предприятие" поддерживают оптимизацию бизнес-процессов. Однако кроме технической стороны вопроса существует еще ряд аспектов, которые необходимо учесть для актуализации бизнес процессов. Прежде всего, персонал предприятия должен быть обучен и мотивирован к работе согласно внедренным бизнес-процессам. Периодически должен проводиться анализ результатов и эффективности внедренных бизнес-процессов, а также их дальнейшая оптимизация на основании результатов анализа.
МодификацияПо мере развития предприятия возникнет необходимость в модификации бизнес-процессов. Нужно будет оптимизировать их под изменившиеся реалии деятельности организации и перспективы ее развития. Модификации должны быть согласованы со всеми участниками проекта.
Бизнес-процессы подразделяются на три вида:
- основные;
- вспомогательные;
- управленческие.
Бизнес-процессы, относящиеся к основному виду, преследуют цель удовлетворить потребности клиента и обеспечить прибыль для предприятия.
Вспомогательные бизнес-процессы не представляют интересы клиентов, однако отвечают за стабильную деятельность предприятия.
Управленческий вид бизнес-процессов помогает ставить цели для организации в целом, а также ее подразделений.
Какие цели преследует оптимизация бизнес-процессовСреди многочисленных задач, которые решает оптимизация, можно выделить несколько наиболее важных. В результате оптимизации бизнес-процессов предприятие становится более управляемым, а его продукция и услуги – более качественными; снижается влияние человеческого фактора на деятельность организации; максимально эффективно распределяются обязанности между подразделениями; все аспекты деятельности предприятия соответствуют государственным и потребительским требованиям, а также международным стандартам.
Что дает оптимизацияВ результате оптимизации бизнес-процессов налаживается эффективное взаимодействие подразделений и вспомогательных служб, сокращаются сроки решения задач, предприятие становится более управляемым и прибыльным. Подразделения перестают дублировать функции друг друга, повышается точность планирования, расширяются возможности развития бизнеса.
Информационная система и оптимизация бизнес-процессовИнформационные системы на платформе "1С:Предприятие" позволяют работать непосредстенно с бизнес-процесами, автоматизируя и оптимизируя их. Реализация бизнес-процессов в 1С дает возможность получить максимально эффективный результат при минимальных затратах ресурсов.