На заре девяностых годов революционер компьютерных технологий Билл Гейтс озвучил мысль, которая тогда большинству показалась фантастической: компьютер будет в каждом доме, на каждом рабочем столе.

За прошедшие годы даже понятие "рабочий стол" получило новое значение благодаря развитию и популяризации компьютерных технологий. Компьютер появился не только в каждом доме, но стал незаменимым инструментом в ведении бизнеса, организации работы государственных и коммерческих учреждений и предприятий.

В памяти многих бухгалтеров и других лиц, которые так или иначе были связаны с подачей отчетности госорганы, еще жив скепсис относительно обещаний руководства о близкой возможности сдавать отчеты, не выходя из кабинета и не теряя время в бюрократической рутине. И даже в наши дни можно встретить бухгалтеров, которым все еще кажется, что провести несколько часов в огромной очереди у одной из дверей налоговой инспекции, сдать несколько документов и повторять эту процедуру ежемесячно – это проще, чем переступить консервативные привычки и освоить новые возможности ведения документооборота. Однако таких людей действительно мало, и для большинства электронная отчетность помогла улучшить качество работы.

Эффективность деятельности предприятия всегда находится в прямой зависимости от качества управленческих решений. Для представления информации, необходимой для принятия этих решений, и всех нужных материалов существуют служебные документы, в виде которых реализуются и сами решения. Соответственно, если работа со служебной документацией организована на высоком уровне, вся необходимая информация будет в сохранности, и ее всегда можно будет легко найти и использовать.

Однако здесь кроется негативный аспект: объем времени и ресурсов, необходимых для обработки документов, настолько огромен, может превратить документооборот предприятия в самоцель и отвлечь от основной деятельности. Исследования показывают, что в некоторых компаниях практически треть рабочего времени сотрудники тратят только на поиск и утверждение документов; при этом 5% документов просто теряются; каждый документ приходится копировать в среднем до двадцати раз. Электронный документооборот позволяет повысить эффективность работы сотрудников на 25%, а хранение архивов документов в электронном виде дешевле хранения бумаг на 80%! Поэтому вполне естественно, что предприятия, которые стремятся обеспечить максимально эффективную деятельность управленческого состава, автоматизируют работу с документацией.

Электронный документооборот можно применять не только в пределах предприятия и для обмена с контролирующими государственными органами. Законодательство обеспечивает регламентированную базу, которая позволяет использовать системы электронного документооборота и цифровые подписи для обмена документацией между различными предприятиями и организациями. Обработка и хранение документов в электронном виде – это функция, востребованная как на крупных предприятиях, так и в небольших организациях.

Безусловно, для холдингов со значительными денежными оборотами и многочисленными финансовыми операциями, которые сопровождает огромное количество первичных документов, автоматизация документооборота, автоматизация документооборота просто необходима. Однако даже в маленькой фирме с единственным компьютером и бухгалтером внедрение программы, которая позволит сочетать сдачу отчетов и обмен документами, станет лучшим решением для оптимизации документооборота. Программный продукт "1С:Документооборот" избавляет от необходимости распечатки и хранения огромных бумажных гор, ведения реестра благодаря единой структурированной базе, в которой и будет содержаться вся документация.

Среди функций программы наиболее популярной является обмен налоговыми накладными в электронном виде через систему документооборота. Программа позволяет составить налоговую накладную в регламентированном виде, поставить на ней электронную цифровую подпись и отправить в контролирующий орган.

Программный продукт "1С:Документооборот" помогает применить передовые компьютерные технологии для налаживания действительно эффективной системы работы со всеми видами документов как внутри предприятия, так и для обмена с госорганами. Главное препятствие, которое может встать на пути массового внедрения электронного документооборота – это консерватизм, присущий многим нашим соотечественникам. Однако если его преодолеть и оценить преимущества инноваций, появляется возможность еще глубже оценить истинность крылатой формулы "время-деньги".


Компания "Один Сервис" предлагает услуги по внедрению электронного документооборота на базе программного обеспечения 1С:Документооборот.