Несмотря на то, что компьютерные технологии стали неотъемлемой частью деятельности многих предприятий, документооборот во многих компаниях сохраняется в устоявшейся бумажной форме. Тем не менее, электронный документооборот постепенно внедряется на различных предприятиях – ведь преимущества автоматизированных технологий все более и более очевидны.

Как определить оптимальную форму делопроизводства для отдельно взятой организации? Для этого достаточно проанализировать, сколько документов поступило и было создано за выбранный временной период. И если компания состоит из множества подразделений, между которыми налажена тесная связь с помощью разнообразных документов, то автоматизация документооборота становится не просто одним из вариантов решения вопроса, а буквально необходимостью.

Один из примеров программного обеспечения является продукт от 1С - 1С:Документооборот 8

Что же такое – электронный документооборот? Вообще под документооборотом подразумевается весь спектр действий, связанных с движением документа, включая его создание, утверждение, исполнение, реализацию, архивацию и – в некоторых случаях – удаление.

При электронном документообороте документы создаются с помощью компьютеров или мобильных устройств, подписываются электронной подписью и обрабатываются с помощью компьютерного оборудования. Схема движения таких документов и их обработки составляет суть электронного документооборота. Внедрение электронного документооборота может быть осуществлено как на небольших предприятиях, таки и в больших холдингах с разветвленной структурой и многочисленными филиалами.

Преимущества электронного документооборота

Электронное делопроизводство – это прямой путь к повышению прозрачности бизнес-процессов. Внедрение электронной системы для работы с документами позволяет управлять процессами их создания, получения, исполнения, хранения. Благодаря специфике подобных систем руководство предприятия и руководители подразделений могут быстро и удобно отслеживать все бизнес-процессы организации.

Еще одно важное преимущество электронного документооборота перед бумажным – повышение процента выполнения поручений. Согласно статистическим данным работники не выполняют большую часть поручений начальства. Руководители предприятия, на котором внедрен электронный документооборот, имеют возможность следить за темпом и качеством выполнения всех рабочих процессов, а также видеть результат работы сотрудников.

Обработка и исполнение документов занимает значительно меньше времени благодаря тому, что электронная документация создается, ищется, обрабатывается и рассылается намного быстрее обычной. Кроме того, всевозможные сводки, реестры и отчеты составляются в автоматическом режиме. В результате работа выполняется более качественно и оперативно, что приводит к заметной оптимизации бизнес-процессов.

Система электронного делопроизводства также повышает уровень безопасности данных. Администратор системы назначает каждому пользователю доступ к документам в индивидуальном порядке в соответствии с его полномочиями. Соответственно, он сможет только читать, редактировать документы, либо будет иметь неограниченные права по созданию, изменению и удалению документов. Система ведет протоколы всех действий каждого пользователя, что позволяет отследить историю и авторов всех изменений.

Вопрос безопасности занимает принципиально важное место при организации работы с документами. Нежелательные действия могут привести к наихудшим последствиям и огромным убыткам. Особенно остро эта проблема стоит при бумажном делопроизводстве, когда документ достаточно легко взять и отдать третьему лицу. Электронный документооборот не исключает подобную ситуацию, однако он позволяет быстро проверить, кто и когда воспользовался документами, с которыми что-то случилось.

Внедрение электронного документооборота – это также возможность ускорить обучение новых сотрудников и оптимизировать запуск новых процессов на предприятии. Если при бумажном делопроизводстве донесение информации до каждого сотрудника индивидуально занимало достаточно много времени, то электронные документы позволяют значительно оптимизировать этот процесс, и на ознакомление с инструкциями или правилами уходит гораздо меньше ресурсов.

Стоит упомянуть также и о том, что международные стандарты часто меняются, и электронный документооборот помогает адаптироваться к их изменениям. Как только появляются новые стандарты, организация, на которой внедрено электронной делопроизводство, оперативно меняет шаблоны документов и сохраняет высокий уровень конкурентоспособности.

Электронный документооборот подразумевает формирование единого информационного пространства, в котором работают все подразделения организации. Вовлечение сотрудников в процессы компании помогает повысить общий уровень корпоративной культуры.

Недостатки электронного документооборота

Электронное делопроизводство имеет и ряд минусов. Например, сохранность документов в электронном виде – это вопрос, которому стоит уделить особое внимание. От вирусов и сбоев системы сохранения может уберечь система резервирования документов.

Еще один важный фактор – человеческий. Многим людям сложно перестраиваться с привычной системы бумажных документов на электронную. Необходимо уделить особое внимание мотивации и обучению персонала, поскольку корректный ввод данных в систему обеспечивает надежность ее работы.

Также следует быть готовым к затратам, связанным с процессом внедрения электронного документооборота. Однако эти затраты быстро окупаются благодаря выгодам новой системы.

Еще один минус электронного документооборота становится очевиден, когда выясняется, что обмен документами в новой форме возможен не со всеми контрагентами, которые не входят в единое информационное пространство. В этом случае приходится частично поддерживать и бумажный документооборот.