Внедрение 1С

Открытое коммерческое предложение

Всем желающим внедрить, например, УПП

Уважаемый потенциальный заказчик!

Исходя из нашей с Вами непродолжительной беседы, могу предложить следующий план действий.

Первый этап: предпроектное исследование.

Предположительное время: от одной до двух недель (5-10 рабочих дней).

За это время мне будет необходимо пообщаться с ключевыми людьми Вашего предприятия и выделить среди них тех, кто непосредственно заинтересован в переходе на УПП. Это может быть финансовый директор, который хочет видеть все данные в одном месте, или учредитель, который хочет по нажатию одной кнопки определить рентабельность предприятия за месяц. Опыт показывает, что от наличия такого человека напрямую зависит скорость и качество внедрения. Варианты типа: «вы профессионалы – вы и делайте», обычно приводят к бесконечно затянутым внедрениям. Да, мы – профессионалы, мы знаем «как сделать», но «что в итоге хочется получить» должен понимать сам заказчик.

Кроме того, в процессе общения, я надеюсь выделить функциональные контуры (подсистемы) УПП, которые необходимо задействовать для автоматизации Вашего предприятия. Поясню подробнее. Если заказчик говорит: «у нас есть производство, и мы хотим вести производственный учёт» - он может иметь в виду совершенно разные вещи. Например, он хочет списывать материалы и оприходовать продукцию. Или он хочет кроме этого учитывать сдельную заработную плату. Может быть, ко всему этому он хочет распределять косвенные затраты. Или (и такое бывает!) – он хочет планировать производство, иногда он даже знает, что он хочет планировать. И так далее. Самое интересное, что в УПП можно реализовать всё это, и всё это будет производственный учёт.

Выделяя функциональные контуры, я надеюсь также зафиксировать функциональные требования заказчика, корректируя их таким образом, чтобы вносить как можно меньше изменений в типовой функционал. Не поймите меня неправильно: меньше всего я хочу подстроить работу Вашего предприятия под стандартный функционал УПП. Это не наш стиль. Просто на одни и те же процессы можно смотреть по-разному. Обычно мешают стереотипы. Например, до УПП люди работали в Excel или в 7-ке, и они смотрят на учёт сквозь призму этих программ. Я же «видел чудеса обеих столиц: святых без рук и женщин без лиц»¹, поэтому могу сказать следующее: то, что в Excel Вы разносили в таблицы, а в 7-ке забивали в справочники и документы, в УПП по сути останется тем же – изменится форма.

Кроме фиксации того, что мы ДЕЛАЕМ – желательно зафиксировать, и это не менее важно – что мы НЕ ДЕЛАЕМ. По крайней мере, в рамках ЭТОГО проекта. Потому как известно, что 1С может всё, а также известно, что «нет предела совершенству».

Например, подразумевается ли под «внедрением 1С» также закупка, инсталляция и настройка серверов и рабочих станций, или этим занимается системный администратор заказчика. Потому как если мы планируем внедрение 1С, но при этом выясняется, что настройкой серверов и рабочих станций не занимается никто – то наверняка внедрение не состоится.

В конце данного этапа я надеюсь, что у меня сформируется общее представление о том, что Вам надо, что у Вас есть, и пути перехода от второго к первому. Т.е. всё, что необходимо для начала второго этапа: проектирования.

Второй этап: проектирование.

Предположительное время: одна неделя (не сильно, но всё-таки зависит от первого этапа).

Конечным результатом данного этапа будет формализованные в виде «Технического задания» (ТЗ) проектные требования.

В общих чертах: у Вас есть две правленые конфигурации «Управление торговлей», много 7-ных бухгалтерий, 12 пользователей. Необходимо всё это перенести в УПП + добавить ещё что-то, что я пойму после окончания первого этапа.

Окончание второго этапа можно зафиксировать тогда, когда я напишу документ, а Ваш представитель, непосредственно заинтересованный в результате, прочитает сам, заставит прочитать коллег, и после прочтения обеим сторонам будет нечего добавить.

Последующая доработка ТЗ – совершенно естественный процесс, и не надо этого бояться. Понятно, что аппетит приходит во время еды, и сразу до этапа внедрения невозможно учесть все нюансы.

Именно поэтому нам нравится подход с почасовой работой, когда ни заказчик, ни исполнитель не связаны рамками ТЗ. Т.е. если в процессе внедрения заказчик увидел новые возможности – никто не будет говорить о доп. соглашениях – просто в наших отчётах по работам будет указано больше времени, чем первоначально закладывалось. Но ведь конечный результат Вам нравится?

Хотя нам и нравятся почасовые работы – мы готовы осмечивать проект, называть конкретные суммы, а потом «бодаться» за заключение доп. соглашений. Желание заказчика для нас превыше всего. К сожалению, ВСЕГДА при фиксации ТЗ и при реализации его представления заказчика о нужной ему системе изменяются. Это связано с тем, что в процессе реализации информационной системы заказчик постепенно повышает свою грамотность и начиает по-иному смотреть на свои потребности. Для этого у нас есть неформальное правило: мы делаем НЕ ту систему, какую заказчик видел, пока не знал; а ТУ систему, которую заказчик хочет получить, когда стал разбираться в теме. Как правило, при реализации по ТЗ заказчик получает систему, уже не соответствующую его изменившимся требованиям, но соответствующую ТЗ. Процесс согласования изменения ТЗ и утверждения изменений бюджета обычно многоступенчатый и не вызывает ничего кроме раздражения и затянутых сроков. Чтобы этого не происходило – мы оставляем за заказчиком право как угодно изменять ТЗ в процессе его реализации, но для умерения аппетита используем следующее неформальное правило: проект считается выполненным, когда исполнитель больше не может выключить систему (например, на профилактику). Мы ни разу не пользовались этой возможностью. Но таким образом мы избегаем риска «жадного» заказчика, который все новые пожелания начинает считать «изменением ТЗ».

Важно! Мы НЕ РАБОТАЕМ с заказчиками, для которых конечный результат заключен в формуле «чтобы ко мне не было никаких претензий». Если это есть ВСЁ, к чему стремится заказчик – просьба обращаться к соответствующим франчайзи, и за определенную мзду можно договориться о чем угодно. Мы предлагаем свои услуги только людям, реально мыслящим и понимающим, что процесс создания информационной системы – это процесс, требующий серьезных размышлений, быстрого принятия большого количества ответственных решений, в том числе не всегда верных, фиксации и исправления ошибок, совместное извлечение уроков из ошибок и т.д. Т.е. спокойной жизни НЕ БУДЕТ.

Кроме ТЗ будет составлен план работ по внедрению. Об этом дальше.

Третий этап: внедрение.

Предположительное время: от одного месяца до двух (очень сильно зависит от первых двух этапов).

Что мне сейчас очевидно?

Предположительный план внедрения:
- перенос остатков, справочников и (возможно) документов;
- программирование под выходящие за рамки типового функционала требования;
- тестирование доработок вместе с ключевыми сотрудниками заказчика;
- обучение персонала;
- отказ от старой учётной системы и начало работы сотрудников в УПП.

Конкретизировать это до окончания первых двух этапов считаю скоропалительным. Но два момента считаю нужным уточнить:

1) перенос остатков необходимо программировать многоразовый, потому как сроки окончательного перехода могут плавать, могут быть неудачные старты с возвратами к работе в старых системах учёта. Кроме того, необходимо именно ЗАПРОГРАММИРОВАТЬ обработки по сверке остатков. Как показывает опыт, многоразовые (в процессе отладки) перебросы исходных и перенесённых данных для сверки в excel – очень тормозят внедрение.

2) Обучение персонала. Обучение персонала производиться в 2 этапа. Первый – групповое обучение всех сотрудников. Второй – обучение после внедрения. Мы считаем, что обучение – это одна из главных составляющих успеха при внедрении. После внедрения у Вас будет находиться один из наших внедренцев. Он будет помогать Вашим сотрудникам вносить документы, строить отчеты и отвечать на все их вопросы.

Конечный итог этапа внедрения – это первый закрытый период (квартал) в УПП.

Четвёртый этап: сопровождение.

Предположительное время: всё время использования УПП.

Понятно, что после внедрения и реального использования УПП на протяжении некоторого времени, станет очевидно, что некоторые полезные механизмы не задействованы, отчёты показывают недостаточно подробную информацию, а кроме второй управленческой валюты – хорошо бы ещё видеть и ТРЕТЬЮ!

Все доработки могут выполняться в рамках договора на обслуживание 1С по нашей стандартной цене (самой низкой в Москве) – 980 руб/час.

Почему Вам следует работать именно с нами.

Дело в том, что мы заточены именно на внедрение и обслуживание 1С. Ваш случай, когда УПП уже куплена, а до внедрения руки не доходят – это наш любимый случай. В нашей практике в основном прецеденты, когда «жирные» 1С:Франчайзи (имён называть не будем) толкают клиентам дорогущую конфигурацию, получают 50%-ую предоплату, не выдерживают сроки внедрения настолько, что заказчик начинает нервничать и искать альтернативу – находит нас, и мы завершаем внедрение. Или франчайзи сами понимают, что в бюджет не вкладываются, и передают уже «выжатого» клиента нам.

Каждый этап внедрения, начиная со второго, является совершенно законченным. Если мы с Вами по каким-то причинам не сработаемся, Вы можете взять результаты завершенного этапа и продолжить внедрение с кем-то другим.

С уважением,
руководитель департамента внедрения компании 1Service, Денис Олейник.

Контакты: + 7 (495) 663-73-51 (Москва), +7(812) 309-28-26 (Санкт-Петербург) (круглосуточный, многоканальный), 1programmer@1service.ru.

1. Цитата из БГ "Немое кино".